מערכת B2E כוללת יכולת אכסון ואחזור מסמכים / קבצים אלקטרונים או סרוקים. המערכת מאפשרת אכסון ואחזור מסמכים על פי הרשאות שניתנו להם ע"י מנהלי המערכת וכל זאת במהירות רבה ובלחיצת כפתור.
הרשאות הגישה והצפייה במסכים שבארכיון הדיגיטלי ניתנות לפי פרמטרים שנקבעים מראש. אם נקח לדוגמא ארגון גדול, מקובל בד"כ שעובדי משאבי אנוש יהיו בעלי הרשאות רחבות ויוכלו לראות מגוון גדול של מסמכי עובד. מנהלים יהיו מורשים לגשת ולראות את מסמכי העובדים הכפופים להם.
איך תהליך האחסון ואיחזור המסמכים מתבצע בשטח?
דוגמא: טופס הערכת עובד. המנהל ממלא טופס הערכת עובד (פורמט word), מעלה אותו למערכת האכסון ומסמן שהעובד יכול לקרא את ההערכה שכתב לו מנהלו. .העובד יקבל מייל / מסרון / הודעה לתיבת ההודעות שיש באפשרותו לגשת ולקרא את טופס ההערכה שלו העובד יכנס למערכת האכסון שתאפשר לו כניסה לפי הרשאתו רק למסמך הערכת העובד שלו. העובד יתבקש לאשר את ההערכה.
דוגמא נוספת: מכתב קידום שכר. מכתב שישלח לעובד באמצעות המיילר, יאוכסן אוטומטית במערכת. על פי ההרשאות, יוכל המנהל, איש משאבי אנוש או גם העובד לגשת למסמך זה.
